Na podlagi dvanajstega odstavka 77. člena Zakona o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 91/15 in 14/18) izdaja minister za javno upravo
o enotnem informacijskem sistemu na področju javnega naročanja
Ta pravilnik določa način vzpostavitve, upravljanja in vzdrževanja enotnega informacijskega sistema iz devetega, desetega in enajstega odstavka 77. člena Zakona o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 91/15 in 14/18; v nadaljnjem besedilu: ZJN-3), način, nabor in dinamiko prevzemanja podatkov iz uradnih evidenc, način in nabor predložitve drugih dokazil, način zavarovanja osebnih podatkov ter način določanja pooblaščenosti za vpogled ali prenos podatkov.
(1) Enotni informacijski sistem iz devetega, desetega in enajstega odstavka 77. člena ZJN-3 je umeščen v nacionalni osnovni funkcionalni sistem za elektronsko javno naročanje in ga sestavljata dva dela:
– orodje za elektronsko pridobivanje podatkov iz uradnih evidenc, vpogled vanje in razkritje s prenosom pridobljenih podatkov (v nadaljnjem besedilu: orodje za elektronsko pridobivanje podatkov iz uradnih evidenc) ter
– zbirka podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah, v katero ponudnik oziroma kandidat deponira dokazila, znake, potrdila in druge dokumente, potrebne za njegovo preveritev ali preveritev njegove ponudbe oziroma prijave (v nadaljnjem besedilu: zbirka podatkov).
(2) Orodje za elektronsko pridobivanje podatkov iz uradnih evidenc naročnik uporablja izključno za preveritev ponudb oziroma prijav v skladu z 89. členom ZJN-3 in 72. členom Zakona o javnem naročanju na področju obrambe in varnosti (Uradni list RS, št. 90/12, 90/14 – ZDU-1I in 62/16; v nadaljnjem besedilu: ZJNPOV) ali za preveritev v skladu s 67.a členom ZJN-3. Z uporabo orodja za elektronsko pridobivanje podatkov iz uradnih evidenc lahko naročnik pridobi le tiste podatke iz uradne evidence, ki so potrebni za preverjanje ponudbe ali prijave v posameznem postopku javnega naročanja ali za preverjanje obstoja okoliščin iz 67.a člena ZJN-3. Preveritev v skladu s tem odstavkom lahko naročnik izvede za gospodarski subjekt, ki sodeluje pri oddani ponudbi, prijavi ali pri izvedbi pogodbe, sklenjene na podlagi javnega naročila, kot ponudnik, kandidat, subjekt, na katerega kapacitete se sklicuje ponudnik ali kandidat ali kot podizvajalec (v nadaljnjem besedilu: gospodarski subjekt).
(3) Podatki za preveritev ponudb v skladu z 89. členom ZJN-3 in 72. členom ZJNPOV ki se v enotni informacijski sistem pridobijo iz uradnih evidenc z uporabo orodja za elektronsko pridobivanje podatkov iz uradnih evidenc, se v njem vodijo po naročniku in številki objave obvestila o javnem naročilu na portalu javnih naročil. Če naročnik ni objavil obvestila o javnem naročilu, se vodijo po naročniku in referenčni številki javnega naročila, ki jo je določil naročnik. Podatki za preverjanje obstoja okoliščin iz 67.a člena ZJN-3, ki se v enotni informacijski sistem pridobijo iz uradnih evidenc z uporabo orodja za elektronsko pridobivanje podatkov iz uradnih evidenc, se v njem vodijo po naročniku in številki pogodbe, ki jo je določil naročnik. Podatki o ponudniku in njegovi ponudbi oziroma o kandidatu in njegovi prijavi, ki jih je v zbirko podatkov deponiral ponudnik oziroma kandidat, se vodijo po firmi in matični številki ponudnika oziroma kandidata.
(1) Podatki v enotnem informacijskem sistemu se z uporabo orodja za elektronsko pridobivanje podatkov pridobijo iz naslednjih uradnih evidenc:
1. poslovnega registra,
2. registra transakcijskih računov,
3. knjigovodske evidence in evidence o davkih,
4. evidence insolvenčnih postopkov,
5. evidence gospodarskih subjektov z negativnimi referencami,
6. evidenc prekrškov na področju delovnih razmerij in zaposlovanja na črno.
(2) Podatki iz uradnih evidenc iz prejšnjega odstavka se prevzemajo v skladu s pisnim dogovorom o tehničnih pogojih za njihovo prevzemanje in razmejitvi odgovornosti pri pošiljanju, prevzemanju in obdelavi podatkov iz uradnih evidenc, ki ga skleneta ministrstvo, pristojno za javna naročila, in upravljavec posamezne uradne evidence. Podatki se iz uradnih evidenc prevzemajo na podlagi vsakokratne zahteve naročnika, pri čemer se za ta namen evidence prekrškov na področju delovnih razmerij in zaposlovanja na črno ne povezujejo z enotnim informacijskim sistemom.
(1) Iz poslovnega registra se z uporabo orodja za elektronsko pridobivanje podatkov v enotni informacijski sistem pridobijo naslednji podatki o:
1. gospodarskem subjektu:
– matična številka;
– davčna številka;
– firma in skrajšana firma;
– sedež in poslovni naslov;
– pravnoorganizacijska oblika;
– registrirane dejavnosti (SKD);
– transakcijski računi;
2. zakonitih zastopnikih gospodarskega subjekta ali članih njegovega upravnega, vodstvenega ali nadzornega organa:
– ime osebe, pooblaščene za zastopanje, upravljanje, vodenje ali nadzor;
– naslov;
– datum podelitve pooblastila za zastopanje, upravljanje, vodenje ali nadzor;
– vrsta zastopnika;
– način in omejitve zastopanja.
(2) Iz registra transakcijskih računov se z uporabo orodja za elektronsko pridobivanje podatkov pridobijo naslednji podatki o:
1. gospodarskem subjektu:
– matična številka;
– davčna številka;
– polno in kratko ime;
– poslovni naslov;
2. transakcijskih računih gospodarskega subjekta:
– številka transakcijskega računa;
– vrsta računa;
– dejstvu, ali ima neporavnane obveznosti;
– ponudnik plačilnih storitev.
(3) Podatki iz uradne evidence iz 3. do 6. točke prvega odstavka prejšnjega člena se samodejno obdelajo tako, da z uporabo orodja naročnik pridobi le podatek, ali subjekt izpolnjuje zahtevo iz postopka javnega naročanja ali ne oziroma ali za subjekt obstajajo okoliščine iz 67.a člena ZJN-3 ali ne.
(4) Podatki, ki se z uporabo orodja za elektronsko pridobivanje podatkov pridobijo iz uradnih evidenc, se hranijo do naročnikovega vpogleda vanje. Ob razkritju teh podatkov lahko naročnik pridobljene podatke shrani in natisne. Po vpogledu oziroma razkritju se podatki v enotnem informacijskem sistemu izbrišejo.
(1) Naročnik lahko v enotnem informacijskem sistemu zahteva, da se za pravne ali fizične osebe iz kazenske evidence na njegovo zahtevo posredujejo podatki o pravnomočnih obsodbah gospodarskega subjekta oziroma njegovih zakonitih zastopnikov za kazniva dejanja iz prvega odstavka 75. člena ZJN-3 ali prvega odstavka 32. člena ZJNPOV, ki se samodejno obdelajo tako, da se naročniku posreduje le podatek, ali subjekt izpolnjuje zahtevo iz postopka javnega naročanja ali ne. Za namen tega odstavka se kazenska evidenca ne povezuje z enotnim informacijskim sistemom.
(2) Podatke iz kazenske evidence za pravne osebe lahko naročnik za posamezni gospodarski subjekt zahteva, če je gospodarski subjekt dal soglasje ali pooblastilo za preveritev podatkov o njem. Podatke iz kazenske evidence za fizične osebe lahko naročnik za zakonite zastopnike posameznega gospodarskega subjekta zahteva, če je zakoniti zastopnik gospodarskega subjekta dal soglasje v prijavi ali ponudbi ali če je v zbirki podatkov deponiral pisno soglasje zakonitih zastopnikov za preveritev podatkov v kazenski evidenci za fizične osebe. Pisna soglasja iz tega odstavka veljajo za postopek oddaje javnega naročila, za katerega so dana.
(1) V zbirki podatkov lahko gospodarski subjekt deponira katero koli dokazilo o neobstoju razlogov za izključitev iz 75. člena ZJN-3 ali izpolnjevanju pogojev za sodelovanje iz 76. člena ZJN-3 ali pogojev za ugotavljanje sposobnosti iz 32., 33., 34., 35. in 38. člena ZJNPOV, znake, ki jih določa 69. člen ZJN-3, potrdila o upoštevanju standardov za zagotavljanje kakovosti in standardov za okoljsko ravnanje ter dokazila o izpolnjevanju tehničnih specifikacij in meril za oddajo javnega naročila, o katerih se ne vodi uradna evidenca.
(2) Gospodarski subjekt lahko s kvalificiranim digitalnim potrdilom v nacionalnem osnovnem funkcionalnem sistemu za elektronsko javno naročanje oziroma v zbirki podatkov privoli, da naročnik za preveritev podatkov uporabi dokazila, ki jih je deponiral v tej zbirki.
(3) Gospodarski subjekt lahko obdeluje le podatke, ki jih je v zbirki podatkov deponiral sam.
(4) Dokazila, znaki, potrdila in drugi dokumenti, ki jih v zbirko podatkov deponira gospodarski subjekt, se v tej zbirki hranijo dokler jih gospodarski subjekt iz nje ne izloči.
(1) Dostop do obeh delov enotnega informacijskega sistema je za naročnike urejen na podlagi sistema za avtentikacijo in avtorizacijo uporabnikov prek enotne vstopne točke nacionalnega osnovnega funkcionalnega sistema za elektronsko javno naročanje z uporabo kvalificiranih digitalnih potrdil. Naročnik do obeh delov enotnega informacijskega sistema dostopa s kvalificiranim digitalnim potrdilom, ki ga uporablja izključno fizična oseba, ki je zaposlena pri naročniku in ji je digitalno potrdilo izdano.
(2) Dostop do dela enotnega informacijskega sistema, v katerem gospodarski subjekt deponira dokazila, znake, potrdila in druge dokumente, je za gospodarski subjekt urejen na podlagi sistema za avtentikacijo in avtorizacijo uporabnikov prek enotne vstopne točke nacionalnega osnovnega funkcionalnega sistema za elektronsko javno naročanje z uporabo kvalificiranih digitalnih potrdil. Gospodarski subjekt dostopa do navedenega dela zbirke podatkov s kvalificiranim digitalnim potrdilom, ki je bilo izdano njemu, njegovemu zastopniku ali osebi, pooblaščeni z njegove strani.
(3) Sistem za avtentikacijo in avtorizacijo je zbirka podatkov o vseh uporabnikih nacionalnega osnovnega funkcionalnega sistema za elektronsko javno naročanje in pravicah do dostopa posameznih imetnikov kvalificiranih digitalnih potrdil. Pravice do dostopa se nanašajo na dodelitev, odvzem in ukinitev dostopa do obeh delov enotnega informacijskega sistema oziroma do podatkov v njem. Pravice do dostopa osebam, zaposlenim na ministrstvu, pristojnem za javna naročila, ki opravljajo naloge nadzora in upravljanja enotnega informacijskega sistema, in osebam, zaposlenim pri naročnikih, dodeljuje pooblaščena oseba upravljavca tega sistema.
(4) Kvalificirano digitalno potrdilo se ne sme posojati tretjim osebam, lastno kvalificirano digitalno potrdilo se ne sme uporabljati za pridobivanje podatkov namesto tretjih oseb, tudi če ima tretja oseba enake pravice do dostopa, kakor jih ima imetnik kvalificiranega digitalnega potrdila, in se ga ne sme uporabljati skupinsko.
(5) Imetnik kvalificiranega digitalnega potrdila mora pri dostopanju do obeh delov enotnega informacijskega sistema ravnati v skladu s predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, tajnih podatkov in poslovnih skrivnosti, ter s tem pravilnikom.
(1) Pooblaščena oseba upravljavca, zadolžena za nadzor in upravljanje enotnega informacijskega sistema, dvakrat letno pripravi seznam naključnih dostopov, za katere mora naročnik preveriti upravičenost dostopov. O ugotovitvah odgovorna oseba naročnika poroča pooblaščeni osebi upravljavca.
(2) Dvakrat letno se preveri najmanj 40 programsko naključno izbranih dostopov.
(1) Enotni informacijski sistem se upravlja v elektronski obliki. Upravlja in vzdržuje ga ministrstvo, pristojno za javna naročila.
(2) Enotni informacijski sistem za vsak dostop in delo v sistemu zagotavlja možnost naknadnega preverjanja časa, avtorja in vsebine posegov ter vpogledov v sistem pet let od opravljenega posega ali vpogleda. V enotnem informacijskem sistemu se osebni podatki varujejo v skladu s predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov.
PREHODNE IN KONČNI DOLOČBI
(1) Do vzpostavitve tehničnih možnosti, ki bodo omogočile izvoz ali deponiranje podatkov, se 4. točka prvega odstavka 3. člena in 5. ter 6. člen tega pravilnika ne uporabljajo.
(2) Datume posameznih vzpostavitev tehničnih možnosti, ki bodo omogočile izvoz ali deponiranje podatkov iz prejšnjega odstavka, objavi minister, pristojen za javna naročila, v Uradnem listu Republike Slovenije.
(1) Postopki javnega naročanja, za katere je bilo obvestilo o javnem naročilu ali obvestilo o projektnem natečaju poslano v objavo pred začetkom uporabe tega pravilnika, se izvedejo po dosedanjih predpisih.
(2) Postopki javnega naročanja, za katere na portalu javnih naročil ni treba objaviti obvestila o naročilu in so naročniki gospodarskim subjektom poslali povabilo k sodelovanju, povabilo k potrditvi interesa ali povabilo k predložitvi ponudb pred začetkom uporabe tega pravilnika, se izvedejo po dosedanjih predpisih.
(3) Ne glede na prvi in drugi odstavek tega člena lahko naročnik spremeni dokumentacijo v zvezi z oddajo javnega naročila oziroma navedbe v objavljenem obvestilu o javnem naročilu in javno naročilo odda upoštevajoč ta pravilnik, če še ni potekel rok za predložitev ponudb.
(4) Ta pravilnik se uporablja tudi za pogodbe, sklenjene pred začetkom uporabe tega pravilnika, če so izpolnjeni pogoji iz 67.a člena ZJN-3.
Z dnem uveljavitve tega pravilnika preneha veljati Pravilnik o enotnem informacijskem sistemu na področju javnega naročanja (Uradni list RS, št. 39/16), uporablja pa se do začetka uporabe tega pravilnika.
Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije, uporabljati pa se začne 1. novembra 2018.
Št. 007-357/2018/18
Ljubljana, dne 1. junija 2018
EVA 2018-3130-0013
Boris Koprivnikar l.r.
