Na podlagi 32. člena Zakona o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, 76/08, 79/19, 51/10, 40/12 – ZUJF, 14/15 – ZUUJFO, 11/18 – ZSPDSLS-1 in 30/18) in 64. člena Statuta Občine Medvode (Uradni list RS, št. 51/14, 55/14 – popr. in 17/18) je Nadzorni odbor Občine Medvode na 4. seji dne 25. septembra 2019 sprejel
Nadzornega odbora Občine Medvode
Ta poslovnik ureja organizacijo in način dela Nadzornega odbora Občine Medvode (v nadaljevanju: nadzorni odbor) ter način uresničevanja pravic in dolžnosti članov nadzornega odbora (v nadaljevanju: člani) ter druga vprašanja, pomembna za delo nadzornega odbora.
Nadzorni odbor, kot najvišji organ nadzora javne porabe v občini, deluje v okviru svojih pristojnosti samostojno in neodvisno. Svoje naloge opravlja pošteno, strokovno, vestno in nepristransko, na podlagi zakona, podzakonskih aktov in tega poslovnika.
Sedež nadzornega odbora je na sedežu Občine Medvode.
Nadzorni odbor za svoje seje uporablja prostore Občine Medvode (v nadaljevanju: občina), lahko pa nadzor opravi tudi na sedežu nadzorovane osebe ali z ogledi na terenu.
Nadzorni odbor pri izdaji dokumentov uporablja žig Občine Medvode.
V poslovniku uporabljeni izrazi, zapisani v moški spolni slovnični obliki, so uporabljeni kot nevtralni za moške in ženske.
Nadzorni odbor predstavlja predsednik nadzornega odbora, v njegovi odsotnosti pa namestnik predsednika.
II. KONSTITUIRANJE NADZORNEGA ODBORA
Prvo sejo nadzornega odbora skliče župan v roku 60 dni od imenovanja članov nadzornega odbora. Nadzorni odbor se konstituira, če je na seji navzočih večina članov.
Nadzorni odbor izmed svojih članov, z večino glasov vseh članov, izvoli predsednika in namestnika predsednika.
Člani nadzornega odbora opravljajo svojo funkcijo nepoklicno.
Člani nadzornega odbora imajo pravico do plačila za svoje opravljeno delo v skladu s predpisom, ki ureja oziroma določa višino plačil za opravljanje funkcij občinskih funkcionarjev, predsednika in članov nadzornega odbora in članov delovnih teles občinskega sveta.
Član Nadzornega odbora ne sme opravljati nadzora v primerih:
– če je član nadzornega odbora zakoniti zastopnik, zaposleni ali pooblaščenec nadzorovane osebe;
– če je odgovorna oseba, zakoniti zastopnik, prokurist ali pooblaščenec nadzorovane osebe s članom nadzornega odbora v krvnem sorodstvu v ravni vrsti ali stranski vrsti do vštetega četrtega kolena ali če je z njo v zakonski ali izvenzakonski skupnosti ali v svaštvu do vštetega drugega kolena, četudi je zakonska zveza prenehala ali izvenzakonska zveza prenehala;
– če je član nadzornega odbora skrbnik, posvojitelj, posvojenec ali rejnik odgovorne osebe, zakonitega zastopnika, prokurista ali pooblaščenca nadzorovane osebe;
– če je član nadzornega odbora udeležen ali je sodeloval v postopku, ki je predmet nadzora.
Izločitev člana nadzornega odbora lahko zahteva zakoniti zastopnik nadzorovane osebe ali sam član nadzornega odbora iz razlogov naštetih v prejšnjem odstavku, lahko pa tudi, kadar druge okoliščine vzbujajo dvom o njegovi nepristranosti. Zahtevo za izločitev mora vložiti pri nadzornem odboru. V zahtevi je potrebno navesti okoliščine, na katere opira svojo zahtevo za izločitev. O izločitvi odloči nadzorni odbor z večino glasov vseh članov.
III. NALOGE NADZORNEGA ODBORA
Nadzorni odbor ima naslednje naloge:
– opravlja nadzor nad ravnanjem s premoženjem občine,
– nadzoruje namenskost in smotrnost porabe proračunskih sredstev,
– nadzoruje finančno poslovanje uporabnikov proračunskih sredstev,
– ocenjuje učinkovitost in gospodarnost porabe proračunskih sredstev,
– opravlja druge naloge, ki jih določa zakon ali statut občine.
Nadzor vsebuje ugotavljanje zakonitosti in pravilnosti finančnega poslovanja občinskih organov, občinske uprave, krajevnih in vaških skupnosti, javnih zavodov, javnih podjetij, občinskih skladov, katerih ustanovitelj je občina ter drugih uporabnikov proračunskih sredstev in pooblaščenih oseb za občinska javna sredstva in občinsko javno premoženje ter ocenjuje učinkovitost in gospodarnost porabe občinskih javnih sredstev.
Pristojnosti in naloge predsednika nadzornega odbora so:
– predstavlja nadzorni odbor,
– vodi in organizira delo nadzornega odbora,
– pripravi in predlaga dnevni red, sklicuje in vodi seje nadzornega odbora,
– pripravi predlog letnega programa nadzora nadzornega odbora,
– podpisuje poročila, sklepe, zapisnike in druge akte nadzornega odbora,
– spremlja in skrbi za izvajanje sklepov, priporočil in predlogov nadzornega odbora,
– predlaga dodelitev nalog nadzora članom nadzornega odbora,
– izvaja naloge nadzora v skladu s sklepi nadzornega odbora,
– predstavlja poročila, stališča in predloge nadzornega odbora na seji občinskega sveta,
– skrbi za obveščanje javnosti o delu nadzornega odbora,
– sodeluje z občinskim svetom, županom in občinsko upravo,
– po potrebi se udeležuje sej občinskega sveta in njegovih delovnih teles,
– opravlja druge naloge določene s tem poslovnikom.
Namestnik predsednika pomaga predsedniku pri njegovem delu in ga nadomešča v primeru njegove odsotnosti ali zadržanosti.
IV. NAČRTOVANJE DELA NADZORNEGA ODBORA
Nadzore določi nadzorni odbor z letnim programom nadzora, ki ga sprejme ob zaključku koledarskega leta za naslednje koledarsko leto, razen ob konstituiranju novega nadzornega odbora. Na novo konstituirani nadzorni odbor sprejme letni program nadzora na svoji drugi seji.
Nadzorni odbor je pri pripravi in sprejemanju letnega programa nadzora samostojen.
Nadzorni odbor lahko med letom spremeni letni program nadzora in ga dopolni z drugimi nadzori.
S programom in dopolnitvami programa seznani nadzorni odbor občinski svet in župana.
Glede na obseg oziroma na kompleksnost nadzora, se nadzor opredeli kot:
1. zelo zahteven nadzor,
2. zahteven nadzor,
3. manj zahteven nadzor.
Zelo zahteven je nadzor poslovanja občine, posrednega proračunskega uporabnika v posameznem obdobju ali letu. Zelo zahteven je tudi nadzor smotrnosti poslovanja občine.
Zahteven je nadzor zaokroženega dela poslovanja občine, npr. investicijskih odhodkov, postopkov oddaje javnih naročil, prevzemanje obveznosti, plač javnih uslužbencev in funkcionarjev, tekočih transferov in podobno.
Manj zahteven je nadzor, ki je osredotočen na posamezno proračunsko postavko ali podpostavko, npr. občinskih odhodkov za posamezno investicijo, tekoče transfere na posameznem področju (kmetijstvo, kultura, šport …), prihodke od prodaje posameznega premičnega in nepremičnega premoženja, izvrševanje posamezne pogodbe in podobno.
Strokovno in administrativno pomoč za delo nadzornega odbora zagotavljata župan in občinska uprava.
Strokovna in administrativna pomoč zajema predvsem:
– priprava vabil in tehnično organizacijska dela za sklic in potek seje,
– priprava in posredovanje gradiv za seje nadzornega odbora,
– pisanje zapisnikov nadzornega odbora in pisnih odpravkov sklepov,
– priprava posameznih aktov, ki spremljajo postopek nadzora (sklepi o izvedbi nadzora, pooblastila itd.),
– objava dokumentov na spletni strani občine,
– sprejemanje in urejanja pošte za nadzorni odbor,
– arhiviranje dokumentacije nadzornega odbora,
– vodenje evidence o opravljenem delu nadzornega odbora in njegovih članov,
– obveščanje nadzornega odbora o sprejemu in spremembah aktov s področij, ki so v pristojnosti nadzornega odbora,
– obveščanje nadzornega odbora o novostih na področju zakonodaje in drugih predpisov s področij, ki so v pristojnosti nadzornega odbora ter posredovanje mnenj in gradiv pristojnih državnih in strokovnih institucij,
– obveščanje članov nadzornega odbora o izobraževanjih in seminarjih,
– zagotavljanje potrebnega pisarniškega materiala, fotokopiranja itd.,
– po potrebi še druga strokovna, administrativna in organizacijska pomoč.
V. SEJE NADZORNEGA ODBORA
1. Sklic seje
Nadzorni odbor sprejema odločitve na sejah. Seje sklicuje predsednik odbora na lastno pobudo, v skladu s programom dela in na zahtevo večine članov nadzornega odbora. Če predsednik odbora v 15 dneh po podani zahtevi ne skliče seje, jo lahko skliče namestnik predsednika oziroma člani, ki so pobudo podali.
Predlog dnevnega reda za sejo pripravi predsednik. Pisno vabilo s predlaganim dnevnim redom se pošlje članom nadzornega odbora po elektronski pošti, najmanj sedem dni pred sejo, izjemoma se lahko pošlje najmanj dva dni pred sejo.
Na seji nadzornega odbora so pri posameznih točkah dnevnega reda lahko prisotne tudi osebe, ki jih vabi sklicatelj seje.
Predsednik lahko v izjemnih primerih skliče izredno ali dopisno sejo.
Izredna seja se skliče za obravnavanje in odločanje o nujnih zadevah, kadar ni pogojev za sklic redne seje. V vabilu za sklic izredne seje se navedejo razlogi za sklic izredne seje.
Predsednik lahko zaradi nujnosti in/oziroma ekonomičnosti skliče dopisno sejo. Dopisna seja se skliče po elektronski pošti s predlogom sklepa, ki je predlagan v sprejem. Dopisna seja se opravi z osebnim glasovanjem po elektronski pošti, ki ne sme biti krajši od 72 ur. Glede na način izvedbe dopisne seje mora sklic seje vsebovati datum in uro končanja dopisne seje. V primeru, da eden izmed članov nadzornega odbora presodi, da zadeva zahteva obravnavo na izredni seji, mora predsednik sklicati izredno sejo.
2. Potek seje
Ob začetku seje predsedujoči ugotovi sklepčnost nadzornega odbora, nato nadzorni odbor sprejme dnevni red.
Pri določanju dnevnega reda lahko predsednik in člani nadzornega odbora predlagajo umik posamezne točke dnevnega reda, njegovo razširitev ali spremembo vrstnega reda obravnave.
Razširitev dnevnega reda je možna le, če je za predlagano razširitev priloženo tudi gradivo.
Posamezne točke dnevnega reda se obravnavajo po določenem vrstnem redu. Razprava posameznega razpravljavca se mora nanašati na obravnavano zadevo, po sklepu odbora se lahko tudi časovno omeji.
Predsedujoči zaključi razpravo, ko ugotovi, da ni več razpravljavcev. Po opravljeni razpravi predsedujoči oblikuje k posamezni točki dnevnega reda predlog sklepa oziroma sklepov. Člani odbora glasujejo o vsakem predlaganem sklepu posebej.
Predsedujoči lahko prekine sejo nadzornega odbora, če ni več sklepčna ali po izglasovanem sklepu za prekinitev, ki ga predlagajo člani odbora. Ob tem nadzorni odbor tudi določi termin za nadaljevanje seje.
3. Odločanje
Nadzorni odbor veljavno sklepa, če je na seji navzoča večina njegovih članov.
Navzočnost na seji in sklepčnost odbora se ugotavlja na začetku seje, pred vsakim glasovanjem in na začetku nadaljevanja prekinjene seje.
Nadzorni odbor sprejema odločitve z večino glasov vseh članovnadzornega odbora.
Glasovanje na sejah je praviloma javno z dvigom rok. Predsedujoči najprej vpraša, kdo je ZA in nato, kdo je PROTI predlaganemu sklepu. Če je o isti zadevi izoblikovanih več predlogov sklepov, se o predlaganih sklepih glasuje tako, da se najprej glasuje za sklep, ki ga predlaga predsednik, nato pa o predlogih, ki jih predlagajo člani, in sicer po vrstnem redu vloženih predlogov.
Predsedujoči po vsakem opravljenem glasovanju ugotovi in objavi izid glasovanja.
4. Zapisnik
O poteku seje nadzornega odbora se piše zapisnik, ki vsebuje:
– zaporedno številko seje, datum in kraj seje ter čas začetka in konca seje,
– evidenco prisotnosti članov odbora in vabljenih na sejo,
– ugotovitev sklepčnosti in sprejeti dnevni red,
– izjave posameznih članov odbora, za katere so zahtevali, da se vnesejo v zapisnik,
– predlagane in sprejete sklepe, z navedbo izida glasovanja za posamezne predloge,
– član odbora, ki se ne strinja z izglasovanim sklepom, ima pravico, da se njegovo ločeno mnenje vnese v zapisnik.
Zapisnik podpišeta predsednik nadzornega odbora in strokovni delavec občinske uprave, ki je določen za administrativno in tehnično pomoč pri delu nadzornega odbora v primeru, če je pisal zapisnik. Enako pa velja tudi za člana nadzornega odbora, če na začetku seje sprejme nalogo pisanja zapisnika.
Članom nadzornega odbora se hkrati z vabilom za sejo posreduje tudi predlog zapisnika prejšnje seje, ki ga mora nadzorni odbor, z morebitnimi pripombami posameznih članov odbora, popraviti, dopolniti in potrditi.
Zapisniki ter ostalo gradivo sej in nadzorov nadzornega odbora se arhivirajo v namenskem prostoru občinske uprave.
Nadzorni odbor vodi postopek nadzora po tem poslovniku in predpisih, ki urejajo javne finance v občini. Nadzori se praviloma izvajajo na sejah nadzornega odbora.
Nadzor se začne s sklepom o izvedbi nadzora, ki ga sprejme nadzorni odbor.
Sklep o izvedbi nadzora mora vsebovati opredelitev vsebine nadzora, časa in kraja nadzora, navedbo potrebne dokumentacije za pričetek izvajanja nadzora ter navedbo članov nadzornega odbora, ki bodo nadzor opravljali. V sklepu se imenuje tudi koordinatorja nadzora.
Sklep o izvedbi nadzora se vroči nadzorovani osebi najmanj sedem dni pred datumom izvedbe nadzora.
Posamezne posebne strokovne naloge nadzora lahko opravi izvedenec, ki ga na predlog nadzornega odbora imenuje občinski svet.
V postopku nadzora so odgovorne osebe nadzorovanih oseb dolžne nadzornemu odboru ali članom nadzornega odbora, ki opravljajo nadzor:
1. predložiti vso potrebno dokumentacijo in podatke v roku, ki ga določi nadzorni odbor ali koordinator nadzora,
2. sodelovati v postopku nadzora,
3. odgovoriti na ugotovitve in dajati pojasnila.
Rok za predložitev zahtevane dokumentacije se na prošnjo nadzorovane osebe lahko podaljša. Odločitev o tem sprejme predsednik nadzornega odbora ali koordinator nadzora.
Vsak član nadzornega odbora ima pravico zahtevati in dobiti od občinske uprave podatke v zahtevanem roku, ki so potrebni pri opravljanju njegovih nalog, če teh podatkov, na njegov predlog, že ni zahteval in prejel nadzorni odbor.
Po opravljenem nadzorunadzorni odbor ali člani nadzornega odbora, ki so nadzor opravili, pripravijo osnutek poročila o nadzoru v skladu z podzakonskim aktom, ki določa obvezne sestavine poročila nadzornega odbora občine.
Osnutek poročila o nadzoru obravnava nadzorni odbor na svoji seji, ga potrdi ali pa zahteva njegovo dopolnitev.
Nadzorni odbor posreduje potrjen in podpisan osnutek poročila o nadzoru nadzorovani osebi v izjasnitev, pregled, najkasneje v roku osmih dni po potrditvi. Nadzorovana oseba ima pravico, da v roku tridesetih dni od prejema osnutka poročila odgovori z odzivnim poročilom, ki vsebuje mnenja, pripombe in pojasnila nadzorovane osebe.
Nadzorni odbor mora o odzivnem poročilu odločiti v tridesetih dneh od prejema odzivnega poročila. Nadzorni odbor se mora o navedbah nadzorovane osebe v odzivnem poročilu opredeliti in svojo odločitev obrazložitivpredlogukončnega poročila.
Na podlagi osnutka poročila in odzivnega poročila nadzorovane osebe pripravi nadzorni odbor končno poročilo, s priporočili in predlogi.
Nadzorni odbor sprejeme poročilo o nadzoru, ki s sprejemom postane dokončni akt odbora. Končno poročilo se pošlje nadzorovani osebi, občinskemu svetu in županu, po potrebi pa tudi računskemu sodišču in pobudniku nadzora.
Končno poročilo se objavi na spletni strani občine.
Če nadzorni odbor, v okviru svoje pristojnosti, ugotovi hujšo kršitev predpisov ali nepravilnosti pri poslovanju neposrednih in posrednih proračunskih uporabnikov, ki so opredeljene v tem poslovniku, mora o teh kršitvah, v petnajstih dneh od dokončnosti poročila, obvestiti pristojno ministrstvo in Računsko sodišče RS.
Za hujšo kršitev predpisov in nepravilnosti se štejejo naslednja dejanja:
1. če proračunski uporabnik prevzame obveznosti v breme proračuna ali izplača proračunska sredstva za namene, ki niso predvideni v proračunu;
2. če proračunski uporabnik prevzame obveznost v breme proračuna ali izplača proračunska sredstva v višini, ki presega za več kot 10.000 EUR višino proračunske postavke, oziroma višine, ki jo določi občinski svet.
3. Razpolaganje z občinskim finančnim in stvarnim premoženjem:
– ki ni vključeno v letni načrt razpolaganja s stvarnim premoženjem občine,
– s sklenitvijo neposredne pogodbe,
– ki je v nasprotju s sprejeto odločitvijo pristojnega organa, razen v primerih, ko zakon ali drug predpis to dopušča.
4. Oddaja javnega naročila brez izvedbe ustreznega postopka, razen v primerih, ko zakon to dopušča.
V primeru, da nadzorni odbor ugotovi, da obstaja utemeljen sum, da je zakoniti zastopnik nadzorovane osebe storil prekršek ali kaznivo dejanje, je dolžan svoje ugotovitve posredovati pristojnemu organu pregona.
Nadzorni odbor mora posredovati letno poročilo o svojem delu županu in občinskemu svetu do konca meseca februarja koledarskega leta za preteklo leto, ob zaključku mandata pa najkasneje do izteka mandata.
V letnem poročilu mora nadzorni odbor podati poročilo o svojem delu, ugotovitvah in opažanjih ter priporočila za odpravo nepravilnosti ali izboljšanja poslovanja.
Delo nadzornega odbora je javno.
Javnost dela se zagotavlja z objavo zapisnikov sej, končnih poročil nadzorov in letnih poročil o delu nadzornega odbora na spletni strani Občine Medvode.
Pri opravljanju svojega dela in pri obveščanju javnosti so člani nadzornega odbora dolžni varovati osebne podatke ter državne, uradne in poslovne skrivnosti, ki so tako opredeljene z zakonom, drugim predpisom ali akti občinskega sveta in akti organizacij uporabnikov proračunskih sredstev ter spoštovati dostojanstvo, dobro ime in osebnostno integriteto posameznikov.
Z gradivom zaupne narave se ravna po predpisih, ki urejajo področje upravnega poslovanja in arhiviranja.
VIII. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
Ta poslovnik, njegove spremembe in dopolnitve, obravnava in sprejme nadzorni odbor z dvotretjinsko večino vseh članov nadzornega odbora.
Za vsa vprašanja, ki niso urejena s tem poslovnikom, se smiselno uporabljajo določbe Zakona o lokalni samoupravi, Statuta Občine Medvode, Poslovnika Občinskega sveta Občine Medvode in vseh ostalih predpisov, ki urejajo področje delovanja nadzornih odborov občin.
Z dnem uveljavitve tega poslovnika preneha veljati Poslovnik Nadzornega odbora Občine Medvode (Uradni list RS, št. 115/05).
Ta poslovnik začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 007-2/2019-1
Medvode, dne 25. septembra 2019
Predsednik Nadzornega odbora
