Na podlagi 19., 63., 64. in 139. člena ter za izvrševanje 97., 178., 178.b, 178.e in 178.h člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE in 3/22 – ZDeb) in na podlagi 7. člena Zakona o državni upravi (Uradni list RS, št. 113/05 – uradno prečiščeno besedilo, 89/07 – odl. US, 126/07 – ZUP-E, 48/09, 8/10 – ZUP-G, 8/12 – ZVRS-F, 21/12, 47/13, 12/14, 90/14, 51/16, 36/21, 82/21 in 189/21) ter za izvrševanje prvega odstavka 39. člena Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14) Vlada Republike Slovenije izdaja
o spremembah in dopolnitvah Uredbe o upravnem poslovanju
V Uredbi o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 9/18, 14/20, 167/20 in 172/21) se v 6. členu 3. točka spremeni tako, da se glasi:
»3. elektronska kopija ali elektronski prepis dokumenta v fizični obliki je dokument, ki je nastal s skeniranjem ali drugačno pretvorbo dokumenta v fizični obliki v elektronsko obliko;«.
Za 3. točko se doda nova 3.a točka, ki se glasi:
»3.a elektronski podpis je kvalificirani elektronski podpis po Uredbi (EU) št. 910/2014 Evropskega parlamenta in Sveta o elektronski identifikaciji in storitvah zaupanja za elektronske transakcije na notranjem trgu in o razveljavitvi Direktive 1999/93/ES;«.
5. in 6. točka se spremenita tako, da se glasita:
»5. fizična kopija ali fizični prepis dokumenta v elektronski obliki je natisnjen ali drugače pretvorjen dokument iz elektronske oblike v fizično obliko;
6. fizična kopija ali fizični prepis dokumenta v fizični obliki je fotokopija, računalniški izpis ali drugače podvojen dokument dokumenta v fizični obliki;«.
12. točka se spremeni tako, da se glasi:
»12. izvirnik dokumenta je dokument v obliki, v kateri je bil izdan oziroma podpisan;«.
V 50. členu se peti odstavek spremeni tako, da se glasi:
»(5) Pri skeniranju dokumentov se zagotovi, da se dokument skenira v celoti, skupaj s pripadajočimi prilogami. Pazi se na čitljivost in identičnost skenirane slike dokumenta in pripadajočih prilog z dokumentom v fizični obliki.«.
V 63.a členu se šesti odstavek spremeni tako, da se glasi:
»(6) Na dokumentu v elektronski obliki, ki ga z elektronskim podpisom podpiše več oseb, se v skladu s prejšnjim odstavkom označijo le podatki osebe, ki je dokument izdala. Če je izdajateljev več, se lahko označi samo, da je dokument podpisan z elektronskim podpisom.«.
65. člen se spremeni tako, da se glasi:
(1) Na kopiji dokumenta, ki ga je izdal organ in je namenjen stranki ali drugemu udeležencu postopka, se potrdi skladnost kopije z izvirnikom dokumenta, če ni z uredbo določeno drugače.
(2) Pred potrditvijo skladnosti kopije z izvirnikom dokumenta se kopija skrbno primerja z izvirnikom dokumenta.
(3) Skladnost kopije z izvirnikom dokumenta se potrdi s potrdilom na kopiji dokumenta z navedbo organa, zaznamkom o skladnosti in podpisom javnega uslužbenca. Če je kopija dokumenta namenjena za uporabo v tujini, se opremi z žigom organa.«.
Za 65. členom se dodajo novi 65.a, 65.b in 65.c člen, ki se glasijo:
(elektronska kopija dokumenta v fizični obliki)
(1) Potrdilo o skladnosti elektronske kopije z dokumentom v fizični obliki lahko namesto javnega uslužbenca samodejno potrdi informacijski sistem za vodenje evidence dokumentarnega gradiva s kvalificiranim elektronskim žigom organa, če je elektronska kopija izdelana v informacijskem sistemu za vodenje evidence dokumentarnega gradiva. Podatki o javnem uslužbencu, ki je naredil elektronsko kopijo, se hranijo v informacijskem sistemu.
(2) Na elektronski kopiji, ki jo potrdi javni uslužbenec, se na vidnem mestu označijo podatki iz petega odstavka 63.a člena te uredbe. Na elektronski kopiji, ki jo potrdi informacijski sistem, se na vidnem mestu označi, da je potrjena s kvalificiranim elektronskim žigom organa, označijo se tudi podatki o izdajatelju žiga, njegovi identifikacijski številki in veljavnosti.
(3) Če na elektronski kopiji dokumenta ni prostora za izpis potrdila, se lahko pri pretvorbi v elektronsko obliko elektronski kopiji doda dodatna stran.
(4) Elektronska kopija dokumenta v fizični obliki se evidentira k izvirnemu dokumentu v fizični obliki.
(fizična kopija dokumenta v elektronski obliki)
(1) Na fizični kopiji dokumenta v elektronski obliki, opremljenega s podatki iz petega odstavka 63.a člena te uredbe, se skladnost kopije z izvirnikom dokumenta potrjuje samo, če organ presodi, da se bo kopija uporabljala v pravnem prometu, da se tako izogne verjetnemu naknadnemu potrjevanju, in v drugih podobnih primerih.
(2) Če fizična kopija odločbe, sklepa ali drugega dokumenta v elektronski obliki, s katerim se ureja pravni položaj, ni opremljena s potrdilom o skladnosti kopije z izvirnikom dokumenta, se stranka ob vročitvi pouči, da lahko zahteva, da se ji pošlje izvirnik na elektronski naslov ali potrdi skladnost kopije z izvirnikom, in da uveljavljanje zahteve ne vpliva na pravni položaj oziroma tek roka, ki je začel teči z vročitvijo kopije.
(3) Če informacijski sistem organa omogoča preverjanje pristnosti kopije po elektronski poti oziroma neposredni prevzem elektronskega izvirnika dokumenta, se stranka pouči tudi o tem. Organ zagotavlja preverjanje pristnosti in prevzem elektronskega izvirnika še najmanj tri mesece po odpremi kopije dokumenta.
(4) Sporočilo, s katerim organ pouči stranko o postopku preverjanja pristnosti kopije iz drugega in tretjega odstavka tega člena, se zapiše na izvirnik dokumenta, lahko pa tudi na njegovo kopijo, priloženo sporočilo ali na drug primeren način.
(5) Na zahtevo za potrditev fizične kopije se potrditev opravi na obstoječi kopiji ali pa se izroči oziroma pošlje novo kopijo s potrdilom o skladnosti.
(6) Organ, ki mu je v zadevah iz njegove pristojnosti predložena fizična kopija elektronskega dokumenta, ne more zahtevati, da stranka predloži kopijo s potrdilom o skladnosti kopije, ampak mora v primeru dvoma v skladu s procesnimi predpisi sam pridobiti dokument pri organu, ki ga je izdal. Če organ v skladu s procesnimi predpisi ni pristojen za pridobivanje dokumentov pri drugem organu, zaprošeni organ na poslani kopiji potrdi skladnost z izvirnikom, če kopija ni poslana, pa potrdi le dejanje izdaje dokumenta.
(1) Izpisek iz uradne evidence ali drug dokument, ki ga v elektronski obliki samodejno izdela informacijski sistem, se potrdi s kvalificiranim elektronskim žigom organa.
(2) Na izpisku ali v dokumentu iz prejšnjega odstavka se na vidnem mestu označi, da je potrjen z elektronskim žigom organa, označijo se tudi podatki o izdajatelju žiga, njegovi identifikacijski številki in veljavnosti.
(3) Izpisek ali dokument se prevzeme iz informacijskega sistema ali pa se pošlje na elektronski naslov.«.
V 67. členu se v prvem odstavku doda nov drugi stavek, ki se glasi: »Javni uslužbenec lahko odredi, da nosilec odpreme pripravi kopijo dokumenta in jo odpremi.«.
V 89. členu se v drugem odstavku črta besedilo », enakovrednim lastnoročnemu podpisu,«.
V 91. členu se v tretjem odstavku črta besedilo », enakovrednim lastnoročnemu podpisu,«.
V 100. členu se v prvem odstavku besedilo »elektronsko podpiše« nadomesti z besedilom »podpiše z elektronskim podpisom«.
V poglavju V. URADNA DEJANJA se naslov 4. oddelka spremeni tako, da se glasi: »4. Elektronske vloge brez kvalificiranega elektronskega podpisa«.
V 101. členu se v prvem odstavku besedilo napovednega stavka spremeni tako, da se glasi: »Elektronska vloga se lahko vloži brez kvalificiranega elektronskega podpisa v postopkih:«.
V drugem odstavku se beseda »lastnoročnemu« nadomesti z besedama »kvalificiranemu elektronskemu«.
PREHODNA IN KONČNA DOLOČBA
Informacijski sistem za vodenje evidence dokumentarnega gradiva omogoči poslovanje organov državne uprave v skladu s to uredbo v enem letu od njene uveljavitve.
Ta uredba začne veljati petnajsti dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 00704-157/2022
Ljubljana, dne 12. maja 2022
EVA 2022-3130-0014
Vlada Republike Slovenije
