Na podlagi četrtega odstavka 35. člena in 36. člena Zakona o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12 – ZUJF, 14/15 – ZUUJFO, 11/18 – ZSPDSLS-1, 30/18, 61/20 – ZIUZEOP-A in 80/20 – ZIUOOPE) in 16. člena Statuta Občine Velike Lašče (Uradno glasilo Občine Velike Lašče, št. 2/06 – UPB, št. 6/13 in 2/19) je Občinski svet Občine Velike Lašče na 8. redni seji dne 23. novembra 2023 sprejel

V Poslovniku Občinskega sveta Občine Velike Lašče (Uradno glasilo Občine Velike Lašče, št. 2/06 – UPB in št. 2/07, 6/13, 1/15, Uradni list RS, št. 32/19, 184/21) se 53. člen spremeni in se po novem glasi:

»Seja sveta se zvočno in video snema. Potek seje občinskega sveta ali njegovih delovnih teles se snema s avdio-video snemalno napravo. Posnetek se javno objavi na spletni strani občine v roku desetih delovnih dni po seji sveta.

Avdio-video snemanje sej sveta izvaja občinska uprava oziroma za to pooblaščeni zunanji izvajalec. Zvočni zapis predstavlja dobesedni zapisnik seje. Zvočni posnetki se uporabljajo z namenom priprave zapisnika seje. Avdio-video posnetki se objavijo z namenom objave na spletni strani občine ter drugih spletnih portalih, s katerimi upravlja občina, zaradi obveščanja javnosti ter zaradi zagotavljanja transparentnosti in nadzora javnosti nad delovanjem organov občine. Obdelovali se bodo ton, glas, vizualna podoba posameznika, navzočega na seji.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov je privolitev posameznika oziroma točka »e« prvega odstavka 6. člena splošne uredbe o varstvu podatkov ne glede na privolitev kateregakoli udeleženca, če gre za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, ali pa je snemanje posameznikov nujno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti občine, če takšno snemanje ne posega v upravičen interes posameznika, ki se ga snema. Če se snemanje izvaja zaradi tovrstnih razlogov, morajo biti posamezniki o tem predhodno informirani. Navzoči na seji, ki se avdio-video snema, ima pravico do umika privolitve ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave podatkov, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica. Pri obdelavi osebnih podatkov ne prihaja do avtomatizirane obdelave podatkov, vključno z izoblikovanjem profilov. Osebni podatki se ne prenašajo v tretje države ali mednarodne organizacije.

Upravljavec osebnih podatkov je občina. Pred obdelavo avdio-video snemanja občinska uprava zagotovi vse potrebne informacije o obdelavi osebnih podatkov, ki so brez omejitev javno dostopne vsem udeležencem seje. V prostoru, kjer se seje občinskega sveta izvajajo, je izobešeno vidno obvestilo o obdelavi osebnih podatkov udeleženca seje v povezavi s snemanjem seje. Šteje se, da so udeleženci seje seznanjeni z vsebino tega poslovnika in namenom snemanja sej sveta.

Občina vzpostavi zbirko avdio-video posnetkov sej občinskega sveta, ki se vpiše v evidenco dejavnosti obdelav osebnih podatkov, ki jo vodi upravljavec zbirke in je dostopna na spletni strani občine.

Zvočni in video posnetki se hranijo skladno z roki, ki so določeni v veljavnem načrtu za razvrščanje dokumentarnega gradiva občine, na podlagi pisnih strokovnih navodil za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva, ki jih je izdal pristojni regionalni državni arhiv. Javno objavljeni video posnetki se po zaključenem mandatu umaknejo s spletne strani občine v roku enega leta od potrditve večine mandatov naslednjega občinskega sveta in župana in se hranijo v zbirkah dokumentarnega gradiva občine.

Pri izvedbi seje preko videokonferenčnega sistema se seja prav tako zvočno snema.

Vsi udeleženci sej občinskega sveta se na primeren način opozorijo na odgovornost, da v svojih razpravah ne navajajo varovanih osebnih podatkov, kadar so seje javne, saj je v tem primeru na sejah javnost prisotna, javen pa je tudi avdio-video zapis.

Snemanje sej, odprtih za javnost, je skladno z zakonom, ki ureja medije, dopustno tudi za akreditirane predstavnike medijev v primeru, da gre za javno sejo in če je predsedujoči dovolil takšno snemanje.

Zvočno in slikovno snemanje sej občinskega sveta in njegovih delovnih teles je svetnikom ali tretjim osebam prepovedano brez soglasja vseh navzočih na seji, razen predstavnikov medijev pod pogoji iz prejšnjega odstavka.

Pravice, njihov obseg in način uveljavitve, ki jih lahko uveljavlja posameznik v zvezi s svojimi osebnimi podatki in njihovo obdelavo, določa vsakokratna veljavna zakonodaja, ki ureja varstvo osebnih podatkov.

Član sveta in drug udeleženec seje, če je za to dobil dovoljenje predsedujočega, ima pravico poslušati zvočni zapis seje, vendar izključno v roku 60 dni po seji oziroma potrditve zapisnika. Poslušanje se opravi v prostorih občinske uprave v skladu z upravljanjem osebnih podatkov.

V primeru, da je seja zaprta za javnost v celoti ali ob obravnavi posamezne točke dnevnega reda, ker to terja zagotovitev varstva podatkov, ki v skladu z zakonom niso informacije javnega značaja, se nejavna seja ali nejavni del seje lahko snema zgolj za namen priprave zapisnika, takšen posnetek pa ni javno dostopen.«

Te spremembe in dopolnitve začnejo veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.