Na podlagi Zakona o romski skupnosti v Republiki Sloveniji (Uradni list RS, št. 33/07) in Poslovnika Sveta romske skupnosti Republike Slovenije (Uradni list, št. 173/20) je Svet romske skupnosti Republike Slovenije na redni seji dne 21. 2. 2025 sprejel
o izvedbi javnega razpisa za sofinanciranje programov in projektov romskih društev
Ta pravilnik podrobneje ureja cilje in predmet, razpisne pogoje, postopke, merila in kriterije za izvajanje, vrednotenje in razdelitev proračunskih sredstev ter nadzor nad porabo dodeljenih sredstev, namenjenih za sofinanciranje programov in projektov romskih društev.
Ta pravilnik podrobneje ureja tudi način dela Komisije za izvedbo javnega razpisa (v nadaljnjem besedilu: komisija) v postopkih izbire programov in projektov romskih društev, ki se financirajo na podlagi razpisa.
Namen tega pravilnika je spodbujanje izvajanja programov in projektov romskih društev:
– na področju spodbujanja vseživljenjskega učenja;
– na področju medgeneracijskega sodelovanja;
– na področju spodbujanja enakosti;
– na področju spodbujanja izobraževanja;
– na področju ohranjanja, razvoja in promocije romske kulture in identitete;
– na področju ozaveščanja in boja proti diskriminaciji in nestrpnosti na terenu.
Sredstva za sofinanciranje programov in projektov romskih društev se zagotovijo v finančnem načrtu Sveta Romske skupnosti Republike Slovenije (v nadaljevanju: SRS). Višina sredstev za javni razpis se vsako leto sproti s sklepom potrdi SRS na podlagi sklenjene pogodbe z državnim organom, pristojnim za narodnosti.
Izvajalci programov so lahko romska društva, (v nadaljevanju: izvajalci), ki so registrirana za izvajanje dejavnosti oziroma imajo te dejavnosti opredeljene v svojem temeljnem aktu.
Romska društva morajo izpolnjevati naslednje pogoje:
– da poslujejo v skladu z zakonskimi predpisi in statutom,
– da imajo sedež v Republiki Sloveniji in delujejo na njenem območju,
– da so registrirani za opravljanje programov in projektov razpisa,
– da aktivno delujejo vsaj eno leto pred objavo razpisa,
– da redno izvajajo svojo dejavnost,
– da imajo urejeno evidenco o članstvu in ostalo dokumentacijo kot to določa zakon,
– da se prijavijo na javni razpis na predpisanih obrazcih in v določenih rokih,
– da izkažejo na predpisanih obrazcih zaprto finančno konstrukcijo za prijavljen javni program.
Ostali pogoji za sofinanciranje programov in projektov romskih društev, se natančneje določijo v razpisni dokumentaciji.
V pravilniku uporabljeni izrazi, zapisani v slovnični obliki moškega spola, so uporabljeni kot nevtralni za moške in ženske.
(način in postopek za vrednotenje in razdelitev sredstev)
V postopku dodelitve sredstev za sofinanciranje programov in projektov romskih društev so predvidena naslednja dejanja:
– imenovanje komisije za odpiranje in ocenjevanje programov in projektov prijavljenih izvajalcev,
– priprava in objava javnega razpisa in razpisne dokumentacije,
– odpiranje in pregled prispelih vlog (odpiranje vlog ni javno),
– poziv za vse izvajalce, ki so v roku oddali nepopolne vloge, da le-te dopolnijo,
– vse popolne in pravočasne vloge komisija obravnava in pripravi predlog izbire programov in projektov in predlog delitve razpoložljivih sredstev za sofinanciranje programov in projektov romskih društev,
– izdaja odločitev o sofinanciranju,
– sklepanje pogodb,
– spremljanje pogodb in namenskega koriščenja sredstev iz proračuna.
Rezultati javnega razpisa se po zaključku postopka javnega razpisa objavijo na spletni strani SRS.
Javni razpis se objavi v Uradnem listu Republike Slovenije in na spletni strani SRS. Za datum objave razpisa se šteje datum objave razpisa v Uradnem listu Republike Slovenije.
Javni razpis mora vsebovati:
– navedbo naročnika – SRS (naslov in drugi podatki),
– predmet javnega razpisa,
– pogoje, ki jih morajo izpolnjevati izvajalci in njihovi programi,
– višino sredstev javnega razpisa,
– informacijo o razpisni dokumentaciji,
– navedbo meril za ocenjevanje prispelih vlog, s pomočjo katerih se med prijavljenimi izvajalci, ki izpolnjujejo razpisne pogoje, izberejo prejemniki proračunskih sredstev,
– obdobje, v katerem morajo biti dodeljena sredstva porabljena,
– rok, do katerega morajo biti predložene vloge, in način njihove dostave,
– datum odpiranja vlog,
– rok, v katerem bodo izvajalci obveščeni o izidu javnega razpisa,
– kraj, čas in uradno osebo, pri kateri lahko zainteresirani dvignejo razpisno dokumentacijo in za posredovanje informacij v zvezi z javnim razpisom.
Razpisni rok ne sme biti krajši od trideset (30) dni in ne daljši od šestdeset (60) dni.
V primeru ustrezno utemeljene nujnosti je razpisni rok lahko skrajšan, vendar ne sme biti krajši od 15 dni.
Uporaba obrazcev iz razpisne dokumentacije je za prijavitelje obvezna.
(komisija za izvedbo javnega razpisa)
Komisijo za izvedbo razpisa po tem pravilniku (v nadaljevanju: komisija) imenuje predsednik SRS in je sestavljena iz treh članov, ki s SRS niso interesno povezani, niti ne obstaja konflikt interesov v razmerju do SRS in prijaviteljev. Komisija pregleda in potrdi razpisno dokumentacijo ter oceni in predlaga izbor programov in projektov, ki se sofinancirajo iz sredstev SRS.
Komisija svoja dejanja vodi v obliki zapisnika o vsaki fazi postopka.
Komisija ves čas postopka skrbi za morebiten konflikt interesov in izvaja ustrezne postopke za preprečitev le-teh.
(sprejem in evidentiranje vlog)
Vloge se sprejemajo v fizični obliki ali preko poslane pošte na način kot je opredeljeno v javnem razpisu.
Vloga mora vsebovati prijavni obrazec in druge z razpisno dokumentacijo določene predpisane obrazce, dokazila in priloge.
Vsaka vloga in njene dopolnitve se evidentirajo kot ena zadeva.
Uradna oseba, ki sprejema vloge, prispele na javni razpis, na vsaki vlogi jasno označi datum in uro prejema vloge. Na enak način se evidentira tudi vsako dopolnitev oziroma spremembo vloge.
(odpiranje vlog in presoja formalnih sestavin, zahteva za dopolnitev vloge)
Vloge, prispele na razpis, odpira komisija po vrstnem redu prispetja vlog v roku osmih (8) dni.
Če komisija ugotovi, da je vloga formalno nepopolna, mora prijavitelja pisno pozvati, da jo dopolni v osmih dneh od prejema poziva k dopolnitvi. Poziv k dopolnitvi se lahko sporoči tudi v elektronski obliki na naslov, ki ga je v skladu z besedilom razpisa prijavitelj navedel v vlogi, s tem da se transparentno zagotovi vročitev elektronske pošte izvajalcu. V pozivu k dopolnitvi je treba prijavitelja opozoriti, da se bo vrstni red prispetja posamezne vloge, ki se upošteva pri določitvi vrstnega reda za uvrstitev vloge v nadaljnjo obravnavo ocenjevanja in vrednotenja vlog, določil, ko bo vloga popolna, ter da bo vloga s sklepom zavržena kot nepopolna, če v zahtevanem roku ne bo v celoti dopolnjena.
Komisija ugotovi pravočasnost, popolnost vlog in upravičenost prijavitelja. O tem sestavi poročilo, ki vsebuje:
– seznam prispelih vlog po vrstnem redu prispetja z navedbo šifre vloge,
– nazive oziroma imena prijaviteljev,
– naslov programov oziroma projektov in
– kratek povzetek za vsako vlogo z opisom vsebine programa oziroma projekta, ki je predmet vloge.
Vloge, prispele na javni razpis, odpre komisija.
O odpiranju vlog se piše zapisnik, ki vsebuje najmanj naslednje podatke:
– naziv in sedež organa,
– datum in čas začetka ter zaključka odpiranja vlog,
– imena navzočih ter odsotnih članov komisije,
– seznam prispelih vlog z navedbo šifre vloge, nazivom oziroma imenom prijavitelja ter naslovom projekta oziroma programa in
– ugotovitve o pravočasnosti in popolnosti prispelih vlog ter o upravičenosti oseb, ki so vloge podale.
(vsebinska presoja oziroma presoja materialnih zahtev; zavrženje vlog)
Na podlagi ugotovitve komisije oziroma zapisnika o odpiranju vlog iz prejšnjega člena, komisija s sklepom zavrže vlogo, ki ni pravočasna ali bila dopolnjena v roku ali je ni vložila upravičena oseba.
Vloga, prispela na razpis, je pravočasna, če je prispela v roku, določenem v besedilu razpisa.
Vloga je popolna, če vsebuje vse obvezne sestavine, ki jih določa besedilo razpisa. Za popolno se šteje tudi nepopolna vloga, ki jo je prijavitelj v celoti dopolnil v osmih (8) dneh od prejema poziva k dopolnitvi.
Upravičena oseba je tista oseba, ki izpolnjuje pogoje za prijavitelja. Izpolnjevanje pogojev se ugotavlja na podlagi obveznih dokazil in vloge prijavitelja.
(ocenjevanje in vrednotenje)
Ocenjevanje in vrednotenje ustreznih vlog izvede komisija.
Vloge, prispele na razpis, se obravnavajo po vrstnem redu prispetja. Vrstni red prispetja posamezne vloge se določi, ko je vloga popolna.
Komisija oceni in ovrednoti programe glede na v razpisu določena merila in kriterije ob izpolnjevanju ostalih pogojev razpisa.
Komisija o postopkih pregleda in ocenjevanja vlog vodi zapisnik.
Komisija sestavi pisni predlog, ki vsebuje:
– šifro vloge,
– podatke o prijavitelju,
– naslov programa ali projekta, navedenega v vlogi,
– število doseženih točk z vsebinsko utemeljitvijo ocene glede na v razpisu določene pogoje in kriterije,
– predlog, kateri programi ali projekti naj se financirajo in kateri naj se zavrnejo ter
– predlog o višini financiranja programa ali projekta.
(odločitev o sofinanciranju – sklep SRS)
Na podlagi odločitve komisije, predsednik SRS v roku osmih dni izda posamični sklep, s katerim odloči o višini sofinanciranja ali sklep o zavrnitvi sofinanciranja posameznega programa. Prijavitelji so o izboru obveščeni pisno, v obliki sklepa, priporočeno s povratnico.
(objava rezultatov in zaključnega poročila razpisa)
Rezultati in drugi podatki javnega razpisa se po zaključku postopka javnega razpisa na enem mestu objavijo na spletni strani SRS, in sicer:
– prejemnike in višino prejetih sredstev najpozneje v sedmih dneh po izdaji sklepov o izbiri prejemnikov sredstev,
– člane komisije javnega razpisa najpozneje v sedmih dneh po izdaji sklepov o izbiri prejemnikov sredstev,
– zaključno poročilo o poteku razpisa in dodeljenih sredstvih najpozneje v štirinajstih dneh od izdaje sklepov.
Na podlagi pravnomočnega sklepa iz 13. člena tega pravilnika o dodelitvi sredstev, se sklene pogodba, s katero se uredijo vsa medsebojna razmerja v zvezi z zagotavljanjem javnih sredstev za financiranje predmeta pogodbe in njegovo izvedbo. Pogodba se glede na določbe razpisa sklene za določen čas.
SRS pisno pozove prijavitelja k podpisu pogodbe.
V kolikor prijavitelj v roku osmih dni od dneva vročitve pogodbe s pozivom k podpisu pogodbe, pogodbe ne vrne podpisane, se zadeva obravnava, kot da je izvajalec odstopil od vloge za sofinanciranje.
Pogodba mora vsebovati najmanj naslednje sestavine:
– pogodbene stranke (naziv oziroma ime, naslov, davčna številka, številka transakcijskega računa in ime zakonitega zastopnika prijavitelja),
– predmet pogodbe (vsebino in obseg programa),
– namene in cilje pogodbe kot je opredeljeno v javnem razpisu,
– cilje, ki bodo realizirani v obdobju sklenitve pogodbe zaradi uresničitve namena pogodbe, roke, v katerih morajo biti cilji doseženi, in kriterije za spremljanje njihovega uresničevanja,
– trajanje pogodbe,
– obseg, roke in način zagotavljanja sredstev,
– vrednost projekta ali programa in višino dodeljenih sredstev,
– terminski plan porabe sredstev,
– rok, do katerega lahko prijavitelj črpa proračunska sredstva,
– navedbo dokazil in elementov zahtevka za izplačilo dodeljenih sredstev,
– skrbnike pogodb vseh pogodbenih strank,
– določbo o obveznosti poročanja o izvedbi programa, obveznosti poročila o poteku in rezultatih porabe dodeljenih sredstev oziroma najmanj zaključnega poročila,
– določbo, da mora prijavitelj sproti obveščati SRS o spremembah, ki lahko vplivajo na izpolnitev pogodbenih obveznosti,
– določbo o sodelovalni dolžnosti prijavitelja (prijavitelj se je dolžan odzivati na poziv sveta po posredovanju dokumentacije in pojasnilih, vezanih na izvedbo projekta ali programa),
– pravico SRS, da spremlja in nadzira izvajanje pogodbe ter namensko porabo proračunskih sredstev,
– določbo, da mora prijavitelj ob nenamenski porabi dodeljenih sredstev ali ob neizpolnitvi predmeta pogodbe že izplačana sredstva vrniti SRS, skupaj z zakonitimi zamudnimi obrestmi od dneva nakazila,
– določbe o sankcijah zaradi neizpolnjevanja pogodbenih obveznosti,
– določbo o obveščanju javnosti, da je predmet pogodbe sofinanciran s strani SRS,
– način nadzora nad namensko porabo proračunskih sredstev,
– protikorupcijska klavzula in
– podpis in datum podpisa pogodbenih strank.
III. IZVAJANJE NADZORA NAD POGODBAMI
Prejemniki (uporabniki javnih sredstev) so odgovorni za izpolnjevanje pogodbenih obveznosti in namensko porabo sredstev.
Namensko porabo proračunskih sredstev po tem pravilniku oziroma javnem razpisu spremlja in preverja SRS, lahko pa tudi državni organ, pristojen za narodnosti.
V primeru ugotovljene nenamenske porabe sredstev se financiranje takoj ustavi, prejemnik pa mora vrniti že prejeta sredstva v celoti s pripadajočimi zakonitimi zamudnimi obrestmi, če se ugotovi:
– da so bila dodeljena sredstva delno ali v celoti nenamensko porabljena,
– da je prejemnik za katerikoli namen pridobitve sredstev navajal neresnične podatke,
– da je prejemnik za isti namen in iz istega naslova že pridobil druga finančna sredstva.
Če prejemnik odobrenih sredstev ne porabi v skladu s pogodbo, je dolžan vrniti sredstva z obrestmi vred.
Izvajalci morajo po izvedbi dejavnosti, za katero so jim bila dodeljena finančna sredstva predložiti SRS dokazila o realizaciji pogodbenih obveznosti na predpisanih obrazcih in v predpisanih rokih – zaključno poročilo o poteku in rezultatih izvedbe.
S pogodbo je lahko določena tudi obveznost delnega poročanja. SRS lahko od izvajalca kadarkoli zahteva tudi pojasnila oziroma dokazila, ki so povezana z izvajanjem pogodbe.
IV. MERILA IN KRITERIJI ZA VREDNOTENJE
Osnova za obseg za sofinanciranje programov in projektov romskih društev so merila in kriteriji v obliki točkovnega sistema. Izvajalec je upravičen pridobiti točke le za namen znotraj vsebine programa, za katerega v javnem razpisu izkaže dejansko nastajanje stroškov in ta pravilnik zanj predvideva sofinanciranje. Merila in kriteriji za financiranje in sofinanciranje programov so sestavni del pravilnika.
Vrednost točke je odvisna od skupne točkovne vrednosti posameznega programa.
Pri vrednotenju programov in projektov se bodo upoštevala naslednja merila in kriteriji:
– pomen prijavljenega programa/projekta za spodbujanje aktivnega delovanja romskih društev na ciljnih področjih (do 15 točk);
– kakovost prijavljenega programa/projekta (do 60 točk);
– novi, inovativni pristopi k spodbujanju ciljnih področij (do 15 točk);
– reference o izvajanju programov/projektov, namenjenih Romom (do 5 točk);
– dolgoročnost oziroma trajnost programa/projekta oziroma možnost nadgradnje programa/projekta ter prenosa dobrih praks (do 5 točk).
Da bi bili stroški upravičeni:
– morajo biti povezani s predmetom razpisa in navedeni v finančni konstrukciji programa/projekta, ki je del obrazca za prijavo na razpis;
– morajo biti nujni za uspešno izvajanje programa/projekta;
– morajo biti razumni in v skladu z načeli dobrega finančnega poslovanja in upravljanja, zlasti glede stroškovne učinkovitosti;
– morajo biti evidentirani v računovodskih izkazih v skladu z veljavno računovodsko prakso;
– morajo biti opredeljivi in preverljivi.
Pri oceni se upoštevata racionalnost in ekonomičnost prijavljenih stroškov. Smiselno se upoštevajo navodila, ki veljajo za organe državne in javne uprave (tako glede stroškov dela kot materialnih stroškov) oziroma za porabo javnih sredstev ter tudi določbe Uredbe o stroških reprezentance (Uradni list RS, št. 162/22).
Seznam upravičenih in neupravičenih stroškov je podrobno podan v razpisni dokumentaciji.
V. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.
Št. 1 JR-RD/2025
Murska Sobota, dne 21. februarja 2025
Predsednik Sveta romske skupnosti
