Na podlagi 33. člena Statuta Občine Ajdovščina (Uradno glasilo št. 7/99, Uradni list RS, št. 2/02, 41/05 in 92/05) je Občinski svet Občine Ajdovščina na 16. redni seji dne 27. 3. 2008 sprejel

S tem navodilom se določa sodelovanje med predstavniki Občine Ajdovščina v organih upravljanja javnih zavodov, katerih ustanoviteljica ali soustanoviteljica je Občina Ajdovščina (v nadaljevanju: predstavnik ustanovitelja) in Občino Ajdovščina (v nadaljevanju: občina).
To navodilo se smiselno uporablja tudi za predstavnike občine v organih upravljanja zasebnih zavodov oziroma drugih javnih in zasebnih pravnih osebah, v katerih ima Občina Ajdovščina svoje predstavnike.
V tem navodilu uporabljeni izrazi za posameznike, zapisani v moški spolni slovnični obliki, so uporabljeni kot nevtralni za moške in ženske.

Župan določi pristojni oddelek Občinske uprave ter kontaktno osebo za sodelovanje s predstavnikom ustanovitelja za posamezen organ upravljanja oziroma za posamezni javni zavod. Kontaktna oseba se za že imenovane predstavnike ustanovitelja določi po uveljavitvi tega navodila, sicer pa ob izdaji sklepa o imenovanju predstavnika ustanovitelja.
Župan predstavnika ustanovitelja pisno obvesti, kateri oddelek je pristojen ter katera kontaktna oseba mu je določena in kdo jo nadomešča v primeru njene odsotnosti ter na kakšen način bo potekala njihova medsebojna komunikacija. Komunikacija praviloma poteka preko e-maila, lahko pa tudi po telefonu ali osebno.
Kontaktna oseba poroča županu.

Predstavnik ustanovitelja je dolžan preko kontaktne osebe pred obravnavo na organu upravljanja javnega zavoda pridobiti stališče oziroma mnenje občine v primerih predvidene obravnave:
– statuta, akta o notranji organizaciji in sistemizaciji ter drugih splošnih aktov javnega zavoda,
– programa dela, finančnega načrta ter poslovnega poročila javnega zavoda,
– imenovanja ali razrešitve direktorja javnega zavoda, sklenitve individualnih pogodb o zaposlitvi,
– imenovanja ali odpoklica predsednika organa upravljanja,
– v drugih primerih, pomembnih za finančno ali strokovno poslovanje javnega zavoda, predvsem v primerih, ki lahko pripeljejo do zahteve po povečanju proračunskih sredstev (izguba, prekoračitev planiranih sredstev za investicijo, povečan odliv kadrov, ki lahko bistveno oslabi strokovnost dela in poslovanja javnega zavoda, etc).

Predstavnik ustanovitelja pridobi mnenje občine na podlagi pisno predloženih gradiv, izjemoma, v nujnih primerih, pa tudi po telefonu.
Predstavnik ustanovitelja je dolžan zahtevati za že konstituirane organe upravljanja na prvi naslednji seji organa upravljanja po uveljavitvi tega navodila, sicer pa na konstitutivni seji organa upravljanja, da se kontaktni osebi občine pošilja v vednost gradivo, ki je predvideno za obravnavo na organu upravljanja in to v istih rokih, kot ga prejmejo člani organa upravljanja.

Občina zagotovi mnenje, ki je predmet tega navodila, vsaj en dan pred obravnavo na organu upravljanja.
V primeru, da predstavnik ustanovitelja ne dobi mnenja v zgoraj navedenem roku, se šteje, da občina k predlogu ali gradivu nima pripomb oziroma posebnega stališča, ki naj bi ga predstavnik ustanovitelja zastopal na organu upravljanja.

Kontaktna oseba je dolžna predstavnika ustanovitelja pravočasno obveščati o zadevah, pomembnih za delo javnega zavoda (npr. o sprejetem planu investicij, ki se nanašajo na javni zavod, o novih programih in usmeritvah na področju dela zavoda itd.).

Predstavnik ustanovitelja je dolžan občini preko kontaktne osebe poročati o odločitvah glede vprašanj iz 3. člena tega navodila.
Predstavnik ustanovitelja mora enkrat letno o svojem delu in odločanju v organih upravljanja seznaniti Občinski svet, s pisnim poročilom, do 28.02. za preteklo leto. Pisno poročilo mora vsebovati bistvene odločitve pri uveljavljanju interesov občine.
Če je v istem organu upravljanja več predstavnikov ustanovitelja, poročajo Občinskemu svetu s skupnim pisnim poročilo.

Predstavnik ustanovitelja je dolžan občino obvestiti o primerih daljše odsotnosti oziroma neudeležbe v organu upravljanja.

V primeru, da predstavnik ustanovitelja ne upošteva tega navodila ali s svojim delovanjem prispeva k dodatni obremenitvi proračuna ali poslabšani kvaliteti storitev, ki jih izvaja javni zavod, se lahko prične s postopkom njegove razrešitve.

To navodilo začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.