S 30. julijem 2019 je stopil v veljavo nov Pravilnik o določanju rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi (v nadaljevanju: pravilnik) kot posledica v letu 2018 sprejete nove Uredbe o upravnem poslovanju.

Pravilnik določa osnove za določanje rokov hrambe dokumentarnega gradiva za organe državne uprave, uprave samoupravnih lokalnih skupnosti ter pravne in fizične osebe, kadar se te pojavljajo kot nosilci javnih pooblastil. 

V prilogi pravilnika, po novem poimenovani »Zbirni katalog rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi«, pa je določen seznam okvirnih rokov hrambe dokumentarnega gradiva (pod klasifikacijskim znakom 43 se nahajajo okvirni roki hrambe dokumentarnega gradiva, nastalega v postopkih oddaje javnih naročil).

Roki hrambe dokumentarnega gradiva so v pravilniku določeni okvirno, tj. navzdol omejeno, in so odvisni od teže in pomena posameznega javnega naročila. Tako so krajši roki hrambe (tj. 2, 5 ali 10 let) določeni za dokumentacijo, vezano na oddajo javnih naročil z naročilnicami in po postopku naročila male vrednosti, daljši roki hrambe (tj. 10 let ali z oznako arhivskega gradiva) pa za dokumentarno gradivo iz postopkov oddaje javnih naročil večjih vrednosti in skupnih javnih naročil. Poleg tega so roki hrambe odvisni tudi od vrste dokumentacije, nastale v postopku oddaje javnega naročila. Praviloma imajo daljše roke hrambe odločitve o oddaji javnega naročila in poročila o pregledu in ocenitvi ponudb, medtem ko ima ostala dokumentacija (na primer sklep o začetku postopka, zapisniki o odpiranju ponudb, zavrnjene ponudbe, revizijski zahtevki idr.) krajše roke hrambe. S pravilnikom so predpisani zgolj okvirni roki hrambe dokumentarnega gradiva, javni naročniki pa so dolžni spoštovati roke hrambe, kot jih določi njihov predstojnik in so zavedeni v sprejetem klasifikacijskem načrtu.

Vendar pa za dolgoročno hrambo dokumentacije v zvezi z oddajo javnega naročila, nastalo po 1. aprilu 2018, ko je postala obvezna uporaba elektronskih komunikacijskih sredstev za vsakršno sporočanje in izmenjavo informacij na podlagi Zakona o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 91/15 in 14/18), zgolj klasifikacijski načrt ne zadošča več. Digitalna transformacija javnega naročanja prinaša spremembe tudi v način dolgoročne hrambe dokumentacije v zvezi z oddajo javnega naročila. Elektronski način izvajanja javnega naročanja zahteva hrambo dokumentarnega gradiva v digitalni obliki na podlagi sprejetih notranjih pravil, potrjenih pri pristojnem arhivu. Vsaka dolgoročna hramba dokumentarnega gradiva v digitalni obliki, ki ni skladna z določbami Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14), predstavlja kršitve zakona.

Ravnanje z dokumentacijo v zvezi z oddajo javnega naročila in ponudbami po roku za oddajo ponudb bo tudi tema izobraževanja Priložnosti in tveganja elektronskega javnega naročanja v praksi 2. oktobra 2019, kjer bomo naročnike seznanili s pravili, ki veljajo na tem področju, prav tako pa s posledicami oziroma sankcijami, če jih ne spoštujejo.

Vir: Nina Pekolj, Inštitut za javno-zasebno partnerstvo