Verjetno smo vsi že imeli priložnost prisostvovati sestanku, na katerem so bili udeleženci popolnoma nepripravljeni in so velikokrat zahajali s teme, zaradi česar je bil sestanek izguba časa za celotno ekipo. Takšne (in podobne) težave izhajajo predvsem iz slabo zasnovanega dnevnega reda in načrta poteka celotnega sestanka.

Vnaprej določen dnevni red in načrt določata predvsem jasna pričakovanja in cilje pred in med sestankom ter po njegovem zaključku. Hkrati je članom ekipe v veliko pomoč pri njihovi pripravi na sestanek, prav tako pa s pomočjo dnevnega reda lažje usmerjamo razpravo.

Kako narediti sestanke učinkovitejše

V nadaljevanju vam predstavljamo nekaj nasvetov za oblikovanje učinkovitejšega dnevnega reda. Naslednji nasveti so uporabni tudi, kadar sestanki trajajo dlje časa ali sodelujejo večje skupine:

1) Angažirajte člane ekipe. Če želite, da člani vaše ekipe sodelujejo na sestankih, poskrbite, da bodo na dnevnem redu točke, ki odražajo njihove potrebe. Člane ekipe prosite, naj predlagajo točke dnevnega reda, hkrati pa naj podajo tudi razlog, zakaj je treba določeno temo obravnavati skupaj. Če se na koncu odločite, da ideje člana ekipe ne boste vključili, bodite odgovorni – obrazložite svoje razloge članu ekipe, ki jo je predlagal.

2) Izberite teme, ki zadevajo celotno ekipo. Razpoložljiv čas ekipe je dragocen, zato ga uporabite za razpravo in odločanje o vprašanjih, ki zadevajo celotno ekipo in ki jih mora razrešiti celotna ekipa. Na primer, kako razdeliti razpoložljive skupne vire ali kako zmanjšati odzivni čas članov. Od teme je skoraj v celoti odvisna navzočnost članov, zato jih izbirajte modro.

3) Točke dnevnega reda navedite kot vprašanja, na katera mora ekipa podati odgovore. Večina tem dnevnega reda je preprosto več besed, povezanih v frazo, npr. »prerazporeditev pisarniških prostorov«. Udeleženci se potemtakem zaradi pomanjkanja podatkov sprašujejo, kaj pomeni zastavljena fraza. Namesto tega bi bilo učinkoviteje postaviti naslednje vprašanje: »Pod katerimi pogoji, če sploh, naj prerazporedimo pisarniške prostore?« Vprašanje omogoča članom ekipe, da se bolje pripravijo na razpravo in jo nato tudi lažje spremljajo. Hkrati pa s pomočjo vprašanja lažje poskrbimo, da ne zaidemo s teme in da med sestankom ohranjamo povezavo med vprašanjem in razpravo.

4) Jasno poudarite, kaj je namen sestanka, ali je to le izmenjava informacij, pridobitev mnenja članov ekipe ali dejansko sprejetje odločitve. Člani ekipe bodo težko učinkovito sodelovali, če ne bodo vedeli, kakšna je njihova vloga na sestanku. Priporočljivo je, da vodja pred obravnavo določene teme poudari namen razprave.

5) Realno ocenite razpoložljiv čas za obravnavo posamezne teme. Vodje navadno podcenijo čas, ki je potreben za celovito obravnavo. Zato predhodno poskušajte izračunati, koliko časa bo ekipa potrebovala za predstavitev teme, odgovore na vprašanja, predstavitev rešitev in dogovarjanje o naslednjih korakih, ki sledijo razpravi in sprejetim odločitvam. Na primer, če je na vašem sestanku deset ljudi in ste ocenili, da bo deset minut dovolj za sprejem odločitve, pod kakšnimi pogoji (če sploh) boste prerazporedili pisarniške prostore, ste najverjetneje slabo ocenili potreben čas. Zato pri takšnih odločitvah poskušajte izračunati primeren razpoložljiv čas.

6) Vnaprej pripravite predlog postopka za obravnavo posamezne točke dnevnega reda. Čeprav dogovor o postopku lahko bistveno poveča učinkovitost sestankov, je ta redko določen. Med sestankom tako poskušajte večkrat članom ekipe jasno in razumljivo obrazložiti, kako bo tekel sestanek, oziroma o tem doseči dogovor, denimo: »Predlagam, da si vzamemo deset minut, da zberemo vse relevantne informacije. Nato si vzemimo dodatnih deset minut, da ugotovimo, kateri (naši) interese bodo izpolnjeni s posamezno rešitvijo. Na koncu pa bomo potrebovali približno petnajst minut za dokončanje rešitve, ki bi v največjem obsegu upoštevala opredeljene interese. Se strinjate oziroma ali imate mogoče dodaten predlog za izboljšanje predlaganega postopka?«

7) Konkretizirajte, kako naj se člani pripravijo na sestanek. O predlaganih točkah dnevnega reda kolegice in kolege obvestite dovolj zgodaj, tako da bodo člani ekipe lahko predhodno obdelali predlagana gradiva in oblikovali svoje mnenje. Hkrati določite, kdo je odgovoren za vodenje posamezne teme. Za vodenje razprave o določeni točki dnevnega reda je navadno odgovoren nekdo, ki ni formalni vodja celotnega sestanka.

8) Prva točka dnevnega reda naj bo razprava o predlaganih točkah, ki naj bodo obravnavane. Četudi ste skupaj z ekipo predhodno pripravili dnevni red, si na samem začetku sestanka vzemite minuto ali dve, da preverite, ali potreba po obravnavi vseh točk še vedno obstaja oziroma ali je potrebna razširitev. Navadno spremembe dnevnega reda niso tako dramatične, a vendarle s preverjanjem dnevnega reda povečate možnost, da bodo člani ekipe učinkoviteje izkoristili razpoložljivi čas za sestanek.

9) Srečanje zaključite z evalvacijo. Kadar so vaši sestanki redni, bosta k vašemu napredku lahko pripomogli dve preprosti vprašanji: (i) kaj je bilo dobrega v zvezi z današnjim sestankom in (ii) kaj si želimo spremeniti, da bo naslednje srečanje (še) boljše? Nekaj minut razprave ob koncu sestanka lahko izboljša vaše rezultate, delovne odnose in zadovoljstvo članov ekipe. Dodajamo nekaj vprašanj, ki so lahko v pomoč pri končnem evalviranju sestanka:

• So bili člani ekipe pravočasno obveščeni o dnevnem redu?
• Kako dobro so se člani ekipe pripravili na sestanek?
• Kako dobro smo ocenili čas, potreben za obravnavno posamezne točke dnevnega reda?
• Kako dobro smo ocenili čas za odločanje in razpravo?
• Kako učinkovit je bil postopek obravnave posamezne točke dnevnega reda?

Vir: Harvard Business Review.