Enostavnejša, učinkovita in transparentna javna naročila s seboj prinašajo tudi obveznosti v zvezi z elektronsko oddajo ponudb in pripravo razpisne dokumentacije. Zato bomo na dogodku Vse o elektronski oddaji ponudb pojasnili, kakšna morajo biti elektronska komunikacijska sredstva, na kaj morate biti pozorni pri razpisni dokumentaciji in kako zapisati zahtevo za oddajo ponudb.

V skladu s prvim odstavkom 118. člena Zakona o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 91/15 in 14/18; v nadaljevanju: ZJN-3) se je s 1. aprilom 2018 začel uporabljati prvi odstavek 37. člena ZJN-3, torej obveznost prejema elektronskih ponudb. Za vsakršno sporočanje in izmenjavo informacij na podlagi ZJN-3, zlasti za elektronsko oddajo ponudb, se morajo namreč v skladu z zahtevami iz 37. člena ZJN-3 uporabljati elektronska komunikacijska sredstva, pri čemer morajo biti orodja in naprave, ki se uporabijo za elektronsko komuniciranje, in njihove tehnične lastnosti nediskriminatorni, splošno dostopni in interoperabilni z izdelki informacijsko-komunikacijske tehnologije v splošni rabi ter gospodarskim subjektom ne smejo omejevati dostopa do postopka javnega naročanja.

Ker elektronska oddaja ponudb praviloma za naročnika predstavlja novost na področju javnega naročanja, mora biti naročnik posebej pozoren pri pripravi razpisne dokumentacije, in sicer, da ustrezno pripravi oziroma popravi zahteve in določila v obstoječih predlogah razpisnih dokumentacij, ki se vežejo na elektronsko oddajo ponudb. Naročnik mora torej pri pripravi razpisne dokumentacije posebno pozornost nameniti pravilnemu zapisu zahtev za oddajo ponudb (ne več fizični naslov naročnika, temveč z ustrezno povezavo do sistema za elektronsko oddajo ponudb), odpiranje ponudb (ne več na naslovu naročnika, temveč v ustreznem sistemu za elektronsko oddajo ponudb). Naročnik mora biti pozoren tudi, da na primer v razpisni dokumentaciji ne zahteva več originalnih izvodov ponudbe, predložitve dokumentov v tiskani in elektronski obliki, ne zahteva zaželenega vrstnega reda dokumentov v ponudbi, pooblastil prisotnih predstavnikov ponudnikov na odpiranju ponudbe (ker le-to sedaj poteka avtomatsko v sistemu za oddajo ponudb), ne navaja, da bo odpiranje ponudb potekalo po vrstnem redu ponudb, oziroma ne predvideva javnega odpiranja prijav v prvi fazi dvofaznih postopkov, ker po zakonu odpiranje prijav ni javno, ipd.

Nameni uporabe oziroma uvajanja elektronskih in komunikacijskih sredstev pa so zagotovo poenostavitev, večja učinkovitost in transparentnost javnih naročil, s čimer se povečuje tudi možnost gospodarskih subjektov za sodelovanje v postopku javnega naročanja.

Na najpogosteje zastavljena vprašanja v zvezi z elektronsko oddajo ponudb bomo odgovorili na seminarju Vse o elektronski oddajo ponudb, ki bo 23. 1. 2019.

Avtorica: Maja Marinček, univ. dipl. ekonomistka, Ministrstvo za javno upravo