Z novo Uredbo o upravnem poslovanju, ki je začela veljati 17. aprila 2018, so deloma dopolnjena ali spremenjena uveljavljena pravila in standardi dolžnega poslovanja upravnih organov, organov samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil s strankami, njihovo poslovanje z dokumentarnim gradivom, opravljanje z zgradbami, prostori, opremo, zagotavljanje varnosti idr.

Eden od ciljev nove uredbe je bil vzpostaviti normativne pogoje za celovito elektronsko poslovanje tako znotraj posameznih organov javne uprave kot tudi med omenjenimi organi in v največji meri tudi v razmerju do uporabnikov storitev. Uredba odločneje, kot je veljalo do sedaj, uvaja brezpapirno poslovanje. Ob načelni usmeritvi, da organi med seboj praviloma poslujejo le z dokumenti v elektronski obliki, je omogočeno pretvarjanje dokumentov iz fizične v elektronsko obliko in obratno. Izvorna fizična oblika dokumenta ni več ovira za nadaljnje elektronsko poslovanje, če to omogočajo tehnične možnosti.

Organ lahko dokument v fizični obliki s skeniranjem pretvori v elektronsko obliko in z njim posluje elektronsko. Hkrati lahko dokument, ki je pri organu nastal v elektronski obliki, pretvori v fizično obliko, če na primer naslovnik nima ustreznega elektronskega naslova. S pravilno potrditvijo kopije je dokumentu priznana dokazna vrednost, ki je v veliki meri primerljiva z izvirnikom. To bo omogočilo enostavnejše in bolj ekonomično poslovanje z dokumentarnim gradivom, saj bodo organi lahko poslovali in hranili le dokumente v elektronski obliki.

Podrobneje o tem, kakšne zahteve mora pri tem izpolniti organ, kako mora potrditi skladnost kopije z izvirnikom, kako mora postopati, če so nekateri dokumenti zadeve vendarle v fizični obliki, kdaj lahko izloči skenirano dokumentarno gradivo v fizični obliki, ter odgovore na druga vprašanja o poslovanju z dokumentarnim gradivom lahko preberete v novi knjigi Uredba o upravnem poslovanju z uvodnimi pojasnili in predstavitvijo novosti, ki bo pri Uradnem listu Republike Slovenije izšla junija 2018.

V knjigi avtorji podrobno predstavljajo tudi druga vprašanja upravnega poslovanja in dolžnega delovanja organov. Pri tem posebej izpostavijo in pojasnijo novosti, ki jih je prinesla nova Uredba o upravnem poslovanju. Knjiga je namenjena posameznim organom, da bodo lažje optimizirali poslovanje ter ga prilagodili novim in spremenjenim normativnim zahtevam, organom, ki izvajajo nadzor, v pomoč pa bo tudi zunanjim uporabnikom upravnih storitev, da bodo razumeli način delovanja in poslovanja organov javne uprave.

Avtor članka: mag. Matjaž Remic, urednik knjige Uredba o upravnem poslovanju.